Lewati ke konten utama

Funding & Kontrak

Panduan ini menjelaskan cara mengelola pendanaan proposal dan kontrak penelitian di ORBIT UNSURYA, termasuk proses funding generation, pencairan dana bertahap, dan manajemen dokumen kontrak.

Akses Manajemen Pendanaan​

  1. Dari Dashboard Admin, klik menu Manajemen Pendanaan pada sidebar (di bawah bagian Proses Proposal)

  2. Atau akses langsung melalui URL: https://orbit.unsurya.ac.id/dashboard/funding

Anda akan melihat halaman Funding Management dengan beberapa tab untuk mengelola status pendanaan proposal.

Halaman Manajemen Pendanaan

Ikhtisar Funding Management​

Halaman Funding Management menampilkan statistik pendanaan dalam bentuk kartu ringkasan:

MetrikDeskripsi
EligibleJumlah proposal yang memenuhi syarat untuk dipertimbangkan pendanaan (Ready for Review)
ShortlistedJumlah proposal yang telah diseleksi dalam tahap shortlist (Pending Decision)
FundedJumlah proposal yang telah mendapat persetujuan pendanaan
BudgetTotal anggaran yang telah dialokasikan dan persentase pemanfaatan

Tab Manajemen Pendanaan​

1. Tab Funding Candidates​

Tab ini menampilkan proposal yang memenuhi kriteria untuk dipertimbangkan dalam pendanaan.

Fitur:

  • Menampilkan daftar kandidat proposal dengan filter
  • Tombol Filters untuk menyaring berdasarkan program, batch, atau kriteria lainnya
  • Jika tidak ada kandidat, sistem menampilkan pesan "No funding candidates found matching your criteria"

2. Tab Shortlisted​

Tab ini menampilkan proposal yang telah masuk dalam daftar shortlist dan menunggu keputusan pendanaan akhir.

Fitur:

  • Menampilkan status shortlist (Pending Decision)
  • Proposal dapat dipromosikan ke status Funded atau ditolak dari sini

3. Tab Funded​

Tab ini menampilkan semua proposal yang telah mendapat persetujuan pendanaan dan sedang aktif dalam proses penelitian.

Daftar Proposal Didanai

Informasi setiap proposal:

  • Nomor urut
  • Judul proposal
  • Ketua peneliti
  • Program / Batch
  • Dana yang dialokasikan (dalam IDR)
  • Tombol Detail untuk melihat informasi lengkap

4. Tab Funding History​

Tab ini menampilkan riwayat semua keputusan pendanaan, baik yang disetujui maupun ditolak, untuk referensi historis.

Melihat Detail Proposal Didanai​

  1. Dari tab Funded, klik tombol Detail pada baris proposal yang ingin Anda lihat

  2. Anda akan masuk ke halaman Detail Proposal Didanai yang menampilkan:

    • Informasi Dasar: Judul, ketua peneliti, program, batch, dan total dana
    • Menu Aktivitas: Pilihan untuk mengelola berbagai aspek proposal yang telah didanai

  3. Menu Aktivitas mencakup:

    • Lihat Detail Proposal: Akses informasi lengkap proposal
    • Log Harian: Mencatat aktivitas penelitian harian
    • Revisi Konten: Perbaiki substansi dan abstrak proposal
    • Laporan Kemajuan: Buat dan kelola laporan kemajuan penelitian
    • Laporan Akhir: Buat dan kelola laporan akhir penelitian
    • Monitoring & Evaluasi: Pantau progres dan evaluasi penelitian
    • Pengkinian Capaian Luaran: Kelola luaran dan publikasi penelitian

Generate dan Kelola Kontrak​

Catatan

Fitur generate kontrak dan pencairan dana merupakan bagian dari alur funding management yang terintegrasi dengan status proposal. Pastikan proposal telah mencapai status FUNDED sebelum melakukan proses ini.

Proses Pendanaan Bertahap​

Proses pendanaan di ORBIT UNSURYA dapat dilakukan secara bertahap sesuai dengan kebutuhan penelitian:

  1. Disbursement Planning: Tentukan jadwal pencairan dana berdasarkan rencana penelitian
  2. Contract Generation: Sistem dapat menghasilkan kontrak berdasarkan data proposal yang telah disetujui
  3. Document Upload: Upload dokumen kontrak dan addendum jika diperlukan
  4. Fund Release: Pencairan dana sesuai dengan tahap yang telah ditentukan

Upload Dokumen Kontrak dan Addendum​

tip

Gunakan fitur upload dokumen untuk menyimpan kontrak penelitian dan dokumen terkait lainnya dalam sistem.

Untuk upload dokumen:

  1. Masuk ke detail proposal didanai
  2. Cari bagian Dokumen Kontrak atau Dokumen Pendukung
  3. Klik Upload dan pilih file kontrak dalam format PDF
  4. Jika ada perubahan, upload addendum sebagai dokumen tambahan
  5. Sistem akan menyimpan dokumen dengan timestamp dan dapat diakses kapan saja

Pencairan Dana Bertahap​

Pencairan dana dapat diatur dengan sistem bertahap sesuai dengan kemajuan penelitian:

peringatan

Pencairan dana hanya dapat dilakukan setelah kontrak telah ditandatangani dan semua dokumen pendukung telah dilengkapi.

Langkah-langkah pencairan:

  1. Verifikasi bahwa proposal telah mencapai status FUNDED
  2. Pastikan kontrak penelitian telah disimpan dalam sistem
  3. Tentukan jadwal pencairan sesuai dengan timeline penelitian
  4. Setiap tahap pencairan memerlukan verifikasi administratif
  5. Laporkan status pencairan untuk audit trail dan transparansi

Tips Manajemen Pendanaan​

info
  • Selalu simpan salinan kontrak asli dalam sistem untuk keamanan data
  • Gunakan addendum untuk mencatat perubahan atau perjanjian tambahan
  • Monitor status pencairan untuk memastikan ketepatan waktu pembayaran
  • Pastikan semua dokumen terkait pendanaan terarsip dengan baik untuk keperluan audit

Hubungan dengan Modul Lain​

Manajemen pendanaan terhubung dengan:

  • Manajemen Proposal: Status funding mereferensi proposal yang telah dikompilasi
  • Proposal Didanai: Detail implementasi penelitian yang didanai
  • Monitoring Aktivitas: Tracking progres penelitian berdasarkan pencairan dana
  • Laporan Kemajuan & Akhir: Keluaran yang diharapkan dari penelitian yang didanai

Untuk informasi lebih lanjut tentang modul terkait, lihat panduan Proposal Didanai dan Monitoring Aktivitas.