IRP (Insentif Reimbursement Publikasi)

Halaman ini menjelaskan cara menggunakan fitur Insentif Reimbursement Publikasi (IRP) di ORBIT UNSURYA. Fitur ini memungkinkan dosen mengajukan klaim reimburse atas biaya publikasi ilmiah, dan admin memproses serta menyetujui pengajuan tersebut.

Hak Akses

Fitur	Admin / Super Admin	Dosen
Lihat daftar pengajuan	Semua pengajuan	Hanya milik sendiri
Membuat pengajuan	Tidak	Ya
Edit pengajuan	Tidak	Ya (status Draft / Perlu Revisi)
Hapus pengajuan	Tidak	Ya (status Draft / Perlu Revisi)
Upload lembar persetujuan	Tidak	Ya (status Draft / Perlu Revisi)
Submit pengajuan	Tidak	Ya
Review pengajuan	Ya	Tidak
Setujui / Tolak / Minta Revisi	Ya	Tidak
Tandai selesai	Ya	Tidak

---

Alur Status Pengajuan

Draft → Diajukan → Sedang Direview → Disetujui → Selesai
                                   → Ditolak
                                   → Perlu Revisi → Diajukan (revisi & kirim ulang)

---

Halaman Daftar Pengajuan

Klik menu Insentif Reimburse Publikasi (IRP) di sidebar kiri untuk membuka halaman daftar pengajuan.

Tampilan Dosen

Halaman menampilkan daftar pengajuan IRP milik dosen yang sedang login.

Kolom tabel:

Kolom	Keterangan
No	Nomor urut
Judul Publikasi	Judul karya yang diajukan
Jenis	Jenis publikasi (Artikel Ilmiah / HKI / Buku)
Biaya	Jumlah biaya reimburse
Status	Status pengajuan saat ini
Tanggal Pengajuan	Tanggal submit pengajuan
Aksi	Tombol Lihat Detail

Filter yang tersedia:

• Cari judul publikasi — pencarian berdasarkan judul
• Semua Tahun — filter berdasarkan tahun pengajuan
• Semua Semester — filter Ganjil / Genap
• Semua Jenis — filter Artikel Ilmiah / HKI / Buku
• Semua Status — filter berdasarkan status pengajuan

Tampilan Admin

Admin melihat semua pengajuan dari seluruh dosen. Tabel memiliki kolom tambahan Nama Dosen setelah kolom Judul Publikasi. Admin tidak memiliki tombol "Buat Pengajuan".

---

Membuat Pengajuan Baru

Hanya untuk Dosen

Fitur membuat pengajuan hanya tersedia untuk pengguna dengan role Dosen.

Langkah 1: Pilih Jenis Publikasi

1. Klik tombol Buat Pengajuan di pojok kanan atas
2. Halaman pemilihan jenis publikasi akan terbuka dengan 3 pilihan

Pilihan	Deskripsi
Artikel Ilmiah	Untuk publikasi di jurnal nasional/internasional
Hak Kekayaan Intelektual (HKI)	Untuk paten, hak cipta, merek, desain industri, dll.
Buku	Untuk buku referensi, buku ajar, monograf, dan book chapter

3. Klik salah satu kartu untuk membuka formulir sesuai jenis publikasi

---

Formulir Artikel Ilmiah

Bagian atas formulir:

Field	Keterangan	Wajib
Tahun	Tahun pengajuan	Ya
Semester	Ganjil atau Genap	Ya
Jenis Jurnal	Kategori jurnal publikasi	Ya
Nama Jurnal	Nama jurnal tempat artikel dipublikasikan	Ya
Volume	Nomor volume jurnal	Tidak
Nomor	Nomor edisi jurnal	Tidak
Tahun Publikasi	Tahun terbit artikel	Ya
Halaman	Rentang halaman artikel (contoh: 1-15)	Tidak

Pilihan Jenis Jurnal:

• Scopus Q1, Scopus Q2, Scopus Q3, Scopus Q4
• Sinta 1, Sinta 2, Sinta 3, Sinta 4
• Prosiding Internasional Scopus
• WoS / Jurnal Internasional lainnya

Bagian bawah formulir:

Field	Keterangan	Wajib
e-ISSN	Nomor ISSN elektronik jurnal	Tidak
URL Artikel	Tautan menuju artikel online	Tidak
DOI	Digital Object Identifier	Tidak
Jumlah Penulis	Jumlah penulis artikel (minimal 1)	Ya
Biaya APC	Article Processing Charge dalam Rupiah	Ya
Bukti Pembayaran APC	File PDF bukti pembayaran	Ya
Letter of Acceptance (LoA)	File PDF LoA dari jurnal	Ya
Manuskrip Artikel	File PDF manuskrip artikel	Ya

Klik Simpan untuk menyimpan sebagai Draft.

---

Formulir HKI (Hak Kekayaan Intelektual)

Field	Keterangan	Wajib
Tahun	Tahun pengajuan	Ya
Semester	Ganjil atau Genap	Ya
Jenis HKI	Kategori HKI	Ya
Nomor Permohonan	Nomor permohonan HKI	Ya
Tahun Permohonan	Tahun pengajuan permohonan	Ya
Judul	Judul HKI	Ya
Pemegang Paten	Nama pemegang paten	Tidak
Inventor	Nama inventor	Tidak
Nomor Publikasi	Nomor publikasi (khusus Paten)	Tidak
Tanggal Pengajuan	Tanggal pengajuan HKI	Tidak
Nomor Sertifikat	Nomor sertifikat HKI	Tidak
Biaya	Biaya reimburse dalam Rupiah	Ya
Bukti Pembayaran HKI	File PDF bukti pembayaran	Ya
Sertifikat HKI	File PDF sertifikat	Ya

Pilihan Jenis HKI:

• Paten, Paten Sederhana, Desain Industri, Desain Tata Letak Sirkuit Terpadu, Indikasi Geografis, Merek, Hak Cipta

Klik Simpan untuk menyimpan sebagai Draft.

---

Formulir Buku

Field	Keterangan	Wajib
Tahun	Tahun pengajuan	Ya
Semester	Ganjil atau Genap	Ya
Jenis Buku	Kategori buku	Ya
ISBN	Nomor ISBN buku	Ya
Judul	Judul buku	Ya
Penulis	Nama penulis	Ya
Penerbit	Nama penerbit	Ya
Kota Penerbit	Kota tempat penerbit berada	Ya
Tahun Terbit	Tahun penerbitan buku	Ya
Jumlah Halaman	Total halaman buku (minimal 1)	Ya
Biaya	Biaya reimburse dalam Rupiah	Ya
Cover Buku	File gambar cover (JPG/PNG)	Ya
Bukti Pembayaran Cetak	File PDF bukti pembayaran	Ya

Pilihan Jenis Buku: Buku Referensi, Buku Ajar, Buku Monograf, Book Chapter (Bunga Rampai)

Klik Simpan untuk menyimpan sebagai Draft.

---

Halaman Detail Pengajuan

Klik tombol Lihat Detail di halaman daftar untuk membuka detail pengajuan.

Informasi Umum

Bagian ini menampilkan:

Informasi	Keterangan
Pengaju	Nama dosen yang mengajukan
Jenis Publikasi	Artikel Ilmiah / HKI / Buku
Tahun	Tahun pengajuan
Semester	Ganjil / Genap
Biaya	Jumlah biaya reimburse
Tanggal Dibuat	Waktu pengajuan pertama disimpan
Tanggal Diajukan	Waktu pengajuan disubmit (tampil setelah submit)
Tanggal Direview	Waktu admin menyelesaikan review (tampil setelah direview)

Di bawah Informasi Umum tampil bagian Detail sesuai jenis publikasi (Artikel Ilmiah / HKI / Buku).

Lembar Persetujuan Atasan

Bagian ini tersedia untuk pengajuan berstatus Draft atau Perlu Revisi. Langkah-langkahnya:

1. Klik Download Template Persetujuan — unduh template lembar persetujuan
2. Cetak, isi, dan tandatangani template secara offline
3. Scan ulang ke format PDF
4. Unggah file PDF yang sudah ditandatangani ke area upload

Setelah file berhasil diupload, muncul nama file beserta pesan "File berhasil diupload".

Kirim Pengajuan

Setelah lembar persetujuan diunggah, klik tombol Kirim Pengajuan untuk mengubah status dari Draft menjadi Diajukan. Setelah disubmit, pengajuan tidak dapat diedit kecuali admin meminta revisi.

Riwayat Status

Bagian ini menampilkan timeline semua perubahan status dari awal hingga saat ini, urutan terbaru di atas. Setiap entri menampilkan status sebelumnya → status setelahnya, nama aktor, dan waktu perubahan.

---

Edit Pengajuan

Hanya untuk Dosen

Fitur edit hanya tersedia pada pengajuan berstatus Draft atau Perlu Revisi.

1. Buka halaman detail pengajuan yang berstatus Draft atau Perlu Revisi
2. Klik tombol Edit Pengajuan

3. Ubah data yang diperlukan
4. Klik Simpan untuk menyimpan perubahan

Setelah status Perlu Revisi, dosen dapat mengedit dan mengirim ulang pengajuan. Status akan kembali ke Diajukan setelah submit ulang.

---

Proses Review oleh Admin

Hanya untuk Admin

Bagian ini menjelaskan alur kerja admin dalam memproses pengajuan IRP.

Aksi Admin — Status Diajukan

Buka detail pengajuan yang berstatus Diajukan. Admin melihat bagian Aksi Admin dengan tombol Mulai Review.

Klik Mulai Review → dialog konfirmasi muncul:

Klik Ya, Mulai Review untuk mengubah status menjadi Sedang Direview.

Aksi Admin — Status Sedang Direview

Pada status Sedang Direview, admin memiliki tiga pilihan aksi:

1. Setujui

Klik Setujui → dialog konfirmasi muncul:

Klik Ya, Setujui → status berubah menjadi Disetujui.

2. Tolak

Klik Tolak → dialog penolakan muncul:

Isi Alasan Penolakan (wajib diisi), lalu klik Tolak Pengajuan → status berubah menjadi Ditolak. Dosen menerima notifikasi beserta alasan penolakan.

3. Minta Revisi

Klik Minta Revisi → dialog revisi muncul:

Isi Catatan Revisi (wajib diisi), lalu klik Kirim Permintaan Revisi → status berubah menjadi Perlu Revisi. Dosen menerima notifikasi beserta catatan revisi.

Aksi Admin — Status Disetujui

Setelah status Disetujui, admin memiliki tombol Tandai Selesai untuk menandai bahwa proses reimburse telah diselesaikan.

Klik Tandai Selesai → dialog konfirmasi muncul:

Klik Ya, Tandai Selesai → status berubah menjadi Selesai. Tidak ada aksi admin lebih lanjut.

---

Ringkasan Status Pengajuan

Status	Deskripsi	Aktor
Draft	Pengajuan tersimpan, belum dikirim ke admin	Dosen
Diajukan	Pengajuan sudah dikirim, menunggu review	Dosen
Sedang Direview	Admin sedang memeriksa pengajuan	Admin
Disetujui	Pengajuan disetujui, menunggu pencairan	Admin
Ditolak	Pengajuan ditolak oleh admin	Admin
Perlu Revisi	Admin meminta perbaikan dari dosen	Admin
Selesai	Proses reimburse selesai	Admin